Jeder Kunde, sein eigener Schutzbereich: Vertraulichkeitsprotokoll für die Linkbuilding-Recherche
Eine praktische Methode, um Informationen aus Linkbuilding-Kampagnen einzuordnen, Zugriffe zu begrenzen, Exporte zu kontrollieren und über die Wiederverwendung von Rechercheergebnissen zu entscheiden.
Warum Linkbuilding-Recherche vertraulich sein kann
Eine Liste möglicher Medien oder Domains ist nicht immer nur eine Sammlung öffentlicher Daten. Die Zusammenstellung, die angewandten Filter und die getroffenen Entscheidungen können die Strategie eines Kunden offenlegen: welche Märkte er priorisieren möchte, welche Wettbewerber er beobachtet, welches Budget ihm zur Verfügung steht oder welche Themen er für besonders wichtig hält. Auch nicht veröffentlichte geschäftliche Informationen und personenbezogene Daten redaktioneller Kontakte können darin enthalten sein. Die Vertraulichkeit von Kundendaten in SEO-Agenturen bedeutet deshalb mehr, als Dokumente zu verbergen. Es geht darum zu verhindern, dass Informationen außerhalb des vorgesehenen Zwecks und des autorisierten Teams eingesehen, kopiert oder weiterverwendet werden. Ein einzelner Eintrag mag harmlos wirken; eine vollständige Recherche kann den Plan einer Kampagne ziemlich genau abbilden.
- Wie sensibel Informationen sind, hängt sowohl von ihrem Inhalt als auch vom Kontext und den Beziehungen zwischen den Daten ab.
- Dass eine Domain oder eine Kontaktadresse öffentlich ist, macht die damit verbundene Strategie nicht automatisch öffentlich.
- Vertraulichkeit, der Schutz personenbezogener Daten und Informationssicherheit hängen zusammen, sind aber nicht dasselbe.
Briefing, potenzielle Ziele und Entscheidungen klassifizieren
Vereinbare vor Beginn der Recherche, welche Informationen verarbeitet werden und wie mit ihnen umzugehen ist. Die Klassifizierung sollte einfach genug sein, damit das Team sie anwendet, aber präzise genug, um öffentliche Referenzdaten von strategischen Entscheidungen oder personenbezogenen Daten zu unterscheiden. Nicht jede Tabellenzelle muss gekennzeichnet werden, wenn das Projekt und seine Dokumente bereits eindeutig klassifiziert sind.
- Öffentlich oder als Referenz: veröffentlichte Informationen, die ohne Zugangsdaten abgerufen werden können, etwa sichtbare Inhalte einer Website. Vor dem Kopieren oder Weiterverbreiten müssen dennoch Nutzungsbedingungen und Kontext geprüft werden.
- Vertraulich – Kunde: Briefing, Ziele, priorisierte Märkte, ausgewählte Wettbewerber, Budget, Ein- und Ausschlusskriterien, Zeitplan und Entscheidungen zu Chancen.
- Eingeschränkt: Zugangsdaten, personenbezogene Daten von Kontakten, nicht öffentliche geschäftliche Bedingungen und Dokumente, deren Offenlegung einen konkreten Schaden verursachen könnte. Begrenze besonders genau, wer wie lange Zugriff erhält.
- Abgeleitet: Bewertungen, Notizen, gefilterte Listen und Schlussfolgerungen aus der Recherche. Auch wenn sie auf öffentlichen Quellen beruhen, können sie die Einschätzung oder Strategie des Kunden offenlegen.
Berechtigungen nach Aufgabe statt nach Bequemlichkeit vergeben
Der Zugriff sollte sich danach richten, welche Arbeit die jeweilige Person erledigen muss. Wer nach Möglichkeiten recherchiert, muss vielleicht Kriterien einsehen und potenzielle Ziele erfassen können, braucht aber nicht unbedingt das gesamte Budget oder Zugriff auf alle Projekte der Agentur. Wer einen Vorschlag genehmigt, muss möglicherweise die endgültige Auswahl und deren Begründung sehen, aber nicht alle gesammelten Kontaktdaten. Lege fest, wer Zugriffe genehmigt, Entscheidungen prüft und Vorfälle bearbeitet. Überprüfe Berechtigungen, wenn sich die Aufgaben einer Person ändern, ihre Mitarbeit endet oder die Kundenbeziehung abgeschlossen ist. Bei externen Mitarbeitenden solltest du klären, welche Informationen sie benötigen, wie sie diese erhalten und welche Vertraulichkeitspflichten gelten.
- Gewähre nur den unbedingt erforderlichen Zugriff und nutze standardmäßig keine gemeinsam genutzten Bereiche für verschiedene Kunden.
- Trenne Recherche, Prüfung und Genehmigung, sofern die Teamgröße dies zulässt.
- Verwende persönliche Konten und halte fest, wer Änderungen an Berechtigungen genehmigt.
- Prüfe auch indirekt geerbte Zugriffsrechte über Ordner, geteilte Links und Nutzergruppen.
Tabellen, Dokumente, Exporte und Übergaben schützen
Ein privater Ordner kann seinen Schutz verlieren, sobald jemand eine Tabelle herunterlädt, ein Tabellenblatt dupliziert oder einen Link teilt, ohne dessen Berechtigungen zu prüfen. Behandle jede Kopie und jeden Export als Teil desselben Vertraulichkeitsbereichs. Prüfe vor dem Versand einer Datei den Empfänger, die gewährten Zugriffsrechte, die enthaltenen Tabellenblätter sowie Kommentare, Filter oder ausgeblendete Spalten, die nicht außerhalb des Teams gelangen sollten. Gib bei Übergaben nur weiter, was die nächste Person für die Fortsetzung der Arbeit benötigt. Erkläre, welche Informationen kundenspezifisch sind, welche Entscheidungen noch ausstehen und wo das Ergebnis gespeichert werden soll. Vermeide personenbezogene Daten und geschäftliche Details in Dateinamen, Betreffzeilen oder Nachrichten in Kanälen mit mehr Teilnehmenden als nötig.
- Speichere die Recherche in Arbeitsbereichen mit geeigneten Berechtigungen und überprüfe geteilte Links regelmäßig.
- Entferne beim Export unnötige Spalten, Metadaten, Kommentare und Zeilen aus anderen Projekten.
- Verwende eine eindeutig erkennbare Arbeitsversion und vermeide unkontrollierte lokale Kopien.
- Nenne bei einer Übergabe die verantwortliche Person, das Datum, den Status, die Datenquelle und den nächsten Schritt. Gehe nicht davon aus, dass die empfangende Person die Einschränkungen kennt.
- Wenn personenbezogene Daten enthalten sind, beachte zusätzlich zu den internen Regeln die Maßnahmen und Pflichten, die für die jeweilige Beziehung und den konkreten Verwendungszweck gelten.
Entscheiden, wann eine Möglichkeit wiederverwendet werden kann
Bei der Wiederverwendung muss zwischen einer öffentlichen Quelle und der kundenspezifischen Arbeit unterschieden werden. Dass eine Website für alle sichtbar ist, berechtigt nicht dazu, das Briefing, die priorisierte Liste, ausgehandelte Bedingungen, Kontaktnotizen oder den Grund für die Auswahl weiterzugeben. Ebenso wenig sollte man einfach davon ausgehen, dass sich eine Möglichkeit einem anderen Kunden anbieten lässt: Der Vertrag, eine frühere Zusage, ein Interessenkonflikt oder eine vereinbarte Exklusivität können eine Rolle spielen. Lege eine Regel fest, bevor der konkrete Fall eintritt. Allgemeine Informationen, die sich erneut anhand öffentlicher Quellen überprüfen lassen, können beispielsweise als wiederverwendbar gelten; kundenspezifische Auswahl, Analyse und Bedingungen bleiben vertraulich. Könnte eine andere Kampagne von einer Möglichkeit profitieren, prüfe zuerst die geltenden Verpflichtungen und bewerte dann erneut, ob sie zum neuen Kunden passt. Übernimm keine Notizen oder Erläuterungen, die die Strategie des ersten Kunden offenlegen.
- Prüfe Vertrag, Leistungsumfang und Zusagen, bevor du eine Möglichkeit weitergibst oder wiederverwendest.
- Unterscheide überprüfbare Fakten von Auswahl, Verhandlung und Bewertung durch das Team.
- Führe, falls angemessen, eine neue Prüfung anhand öffentlicher Quellen durch und dokumentiere die Entscheidung für das neue Projekt separat.
- Hole bei Zweifeln zu Exklusivität, Interessenkonflikten oder Vertraulichkeit vor dem Handeln eine interne Genehmigung ein.
Aufbewahrung, Archivierung und Löschung festlegen
Bewahre nicht vorsichtshalber jede Recherche unbegrenzt auf. Lege fest, was während einer aktiven Kampagne gespeichert wird, welche Dokumentation nach Abschluss des Auftrags archiviert werden muss und welche Kopien zu löschen sind. Frist und Methode hängen vom Vertrag, den begründeten Bedürfnissen der Agentur und den geltenden gesetzlichen Pflichten ab. Eine für alle Fälle passende einheitliche Aufbewahrungsdauer gibt es nicht. Entziehe nach Abschluss eines Projekts nicht mehr benötigte Zugriffsrechte, bestimme, welche Versionen aufbewahrt werden müssen, und lösche temporäre Kopien gemäß dem vereinbarten Verfahren. Prüfe auch Exporte, Download-Ordner und geteilte Arbeitsbereiche. Besteht eine Aufbewahrungspflicht oder ist ein Vorfall noch offen, dokumentiere die Ausnahme und beschränke den Zugriff für deren Dauer.
- Bestimme für jedes Projekt eine verantwortliche Person und einen Zeitpunkt für die Überprüfung.
- Unterscheide aufzubewahrende Dokumente von entbehrlichen Entwürfen und Duplikaten.
- Dokumentiere Ausnahmen von der Löschung und den Grund für die weitere Speicherung.
- Verwechsle Archivierung nicht damit, eine Datei für die gesamte Organisation zugänglich zu lassen.
Checkliste für jedes Projekt
Prüfe die folgenden Punkte vor Beginn der Recherche und immer dann, wenn sich Team, Leistungsumfang oder Ziel eines Exports ändern. Die Checkliste ersetzt weder den Vertrag noch eine erforderliche rechtliche Prüfung. Sie macht den operativen Schutzbereich sichtbar und sorgt dafür, dass Entscheidungen klar festgehalten werden.
- Ist festgelegt, welche Informationen öffentlich, vertraulich, eingeschränkt oder abgeleitet sind?
- Sind Recherchekriterien und Entscheidungen von den Referenzdaten getrennt?
- Hat jede Person nur die Berechtigungen, die sie für ihre aktuelle Aufgabe benötigt?
- Enthalten Dokumente, Tabellen, Links und Exporte ausschließlich freigegebene Informationen?
- Nennt die Übergabe die verantwortliche Person, den Status, die Datenquelle und Nutzungsbeschränkungen?
- Gibt es eine genehmigte Regel für die Wiederverwendung von Möglichkeiten und den Umgang mit möglichen Interessenkonflikten?
- Ist festgelegt, was aufzubewahren, zu archivieren oder zu löschen ist und wer dies überprüft?
- Werden wichtige Entscheidungen und Ausnahmen dokumentiert?
Häufige Fragen
Ist eine Liste von Domains aus öffentlichen Quellen vertraulich?+
Nicht unbedingt jeder einzelne Eintrag. Die Auswahl, Reihenfolge, Filter, Notizen und der Zusammenhang mit der Strategie eines Kunden können jedoch vertraulich sein. Prüfe den Vertrag und die internen Nutzungsregeln der Agentur, bevor du die Liste weitergibst.
Darf eine Agentur eine Linkbuilding-Möglichkeit für einen anderen Kunden wiederverwenden?+
Das hängt von vertraglichen Verpflichtungen, Exklusivität, möglichen Interessenkonflikten und der kundenspezifischen Arbeit für den ersten Kunden ab. Eine vorsichtige Vorgehensweise ist, öffentliche Informationen erneut zu prüfen und weder das Briefing noch Verhandlungen oder vertrauliche Notizen zu übernehmen.
Wie sollte ein Export aus einer Tabelle mit potenziellen Linkbuilding-Zielen geschützt werden?+
Beschränke den Inhalt auf das Notwendige, prüfe Empfänger und Berechtigungen, entferne nicht benötigte Spalten oder Tabellenblätter und vermeide unkontrollierte Kopien. Sind personenbezogene Daten enthalten, gelten zusätzlich die jeweils einschlägigen Datenschutzpflichten.
Was sollte das Protokoll zu bezahlten Links sagen?+
Es sollte festlegen, wie bezahlte Kooperationen geprüft und dokumentiert werden und wie ihre Art den beteiligten Parteien mitgeteilt wird. Google empfiehlt, bezahlte Links angemessen zu kennzeichnen; je nach Fall kommen Attribute wie sponsored oder nofollow infrage. Eine bezahlte Kooperation darf nicht als Garantie für bessere Rankings dargestellt werden.
Quellen und Referenzen
- Google Search Essentials — Google Search Central
- Spam policies for Google web search — Google Search Central
- Qualify outbound links — Google Search Central