Cada cliente, o seu perímetro: protocolo de confidencialidade para investigar link building
Um método prático para classificar a informação de cada campanha de link building, limitar acessos, controlar exportações e decidir que investigação pode ser reutilizada.
Porque é que a investigação de link building pode ser confidencial
Uma lista de potenciais meios ou domínios nem sempre é apenas uma coleção de dados públicos. O conjunto, os filtros aplicados e as decisões tomadas podem revelar a estratégia de um cliente: que mercados pretende priorizar, que concorrentes acompanha, que orçamento tem ou que temas considera prioritários. Também podem surgir informações comerciais não publicadas e dados pessoais de contactos editoriais. Por isso, a confidencialidade dos dados dos clientes em agências de SEO não consiste apenas em ocultar documentos. Consiste em impedir que a informação seja vista, copiada ou reutilizada fora do propósito e da equipa autorizados. Uma ficha isolada pode parecer inócua; uma investigação completa pode descrever com bastante precisão o plano de uma campanha.
- A sensibilidade depende tanto do conteúdo como do contexto e das relações entre os dados.
- O facto de um domínio ou endereço de contacto ser público não torna automaticamente pública a estratégia a ele associada.
- A confidencialidade, a proteção de dados pessoais e a segurança da informação estão relacionadas, mas não são conceitos idênticos.
Classifique o briefing, os potenciais contactos e as decisões
Antes de iniciar a prospeção, acorde que informação será tratada e de que forma. A classificação deve ser simples para que a equipa a aplique, mas suficientemente precisa para distinguir uma referência pública de uma decisão estratégica ou de um dado pessoal. Não é necessário etiquetar cada célula se o projeto e os respetivos documentos já tiverem uma classificação clara.
- Pública ou de referência: informação publicada que pode ser consultada sem credenciais, como o conteúdo visível de um site. Ainda assim, é necessário verificar as condições de utilização e o contexto antes de a copiar ou redistribuir.
- Confidencial do cliente: briefing, objetivos, mercados prioritários, concorrentes selecionados, orçamento, critérios de inclusão ou exclusão, calendário e decisões sobre oportunidades.
- Restrita: credenciais, dados pessoais de contactos, condições comerciais não públicas e documentos cuja divulgação possa causar um prejuízo concreto. Limite especialmente quem pode aceder e durante quanto tempo.
- Derivada: pontuações, notas, listas filtradas e conclusões criadas durante a investigação. Mesmo que se baseiem em fontes públicas, podem revelar os critérios ou a estratégia do cliente.
Atribua permissões de acordo com a tarefa, não por comodidade
O acesso deve corresponder ao trabalho que cada pessoa precisa de realizar. Quem investiga oportunidades pode precisar de consultar critérios e registar candidatos, mas não necessariamente de analisar o orçamento completo ou aceder a todos os projetos da agência. Quem aprova uma proposta pode precisar de ver a seleção final e a respetiva justificação, não todos os dados de contacto recolhidos. Defina responsáveis pela aprovação de acessos, validação de decisões e resolução de incidentes. Reveja as permissões quando as funções de uma pessoa mudarem, quando terminar a sua participação ou quando terminar a relação com o cliente. Se trabalhar com colaboradores externos, confirme de que informação precisam, como a receberão e que obrigações de confidencialidade se aplicam.
- Conceda o acesso mínimo necessário e evite, por defeito, espaços partilhados entre clientes.
- Separe as funções de investigação, revisão e aprovação, sempre que a dimensão da equipa o permita.
- Utilize contas individuais e registe quem autoriza as alterações de permissões.
- Verifique também os acessos herdados através de pastas, ligações partilhadas e grupos de utilizadores.
Proteja folhas de cálculo, documentos, exportações e transferências
Uma pasta privada pode deixar de estar protegida assim que alguém descarrega uma folha de cálculo, duplica um separador ou partilha uma ligação sem verificar as respetivas permissões. Trate cada cópia e exportação como parte do mesmo perímetro de confidencialidade. Antes de enviar um ficheiro, verifique o destinatário, o acesso concedido, os separadores incluídos e a presença de comentários, filtros ou colunas ocultas que não devam sair da equipa. Nas transferências, transmita apenas o necessário para que a pessoa seguinte possa continuar o trabalho. Esclareça que informação é específica do cliente, que decisões continuam pendentes e onde deve ser guardado o resultado. Evite incluir dados pessoais ou detalhes comerciais nos nomes dos ficheiros, nos assuntos dos e-mails ou em mensagens de canais com mais participantes do que o necessário.
- Guarde a investigação em espaços de trabalho com as permissões adequadas e reveja regularmente as ligações partilhadas.
- Ao exportar, elimine colunas desnecessárias, metadados, comentários e linhas de outros projetos.
- Utilize uma versão de trabalho identificável e evite a circulação de cópias locais sem controlo.
- Numa entrega, indique o responsável, a data, o estado, a origem dos dados e a ação seguinte; não parta do princípio de que quem recebe conhece as restrições.
- Se existirem dados pessoais, aplique as medidas e obrigações correspondentes à relação e à utilização concreta, além das regras internas.
Decida quando uma oportunidade pode ser reutilizada
A reutilização exige distinguir entre uma fonte pública e o trabalho específico realizado para um cliente. O facto de um site ser visível para qualquer pessoa não autoriza a partilha do briefing, da lista priorizada, das condições negociadas, das notas de contacto nem do motivo da seleção. Também não convém partir do princípio de que uma oportunidade pode ser oferecida a outro cliente: o contrato, um compromisso anterior, um conflito de interesses ou a exclusividade acordada podem ser relevantes. Estabeleça uma regra antes de surgir um caso concreto. Por exemplo, considere reutilizável a informação geral que possa ser novamente verificada em fontes públicas, mas trate como confidenciais a seleção, a análise e as condições específicas. Se outra campanha puder beneficiar de uma oportunidade, verifique primeiro as obrigações aplicáveis e volte a avaliar a adequação ao novo cliente. Não transfira notas nem explicações que revelem a estratégia do primeiro cliente.
- Reveja o contrato, o âmbito e os compromissos antes de partilhar ou reutilizar uma oportunidade.
- Distinga os dados verificáveis da seleção, negociação e avaliação feitas pela equipa.
- Quando apropriado, faça uma nova verificação em fontes públicas e documente separadamente a decisão para o novo projeto.
- Se houver dúvidas sobre exclusividade, conflito ou confidencialidade, peça aprovação interna antes de agir.
Defina um ciclo de conservação, arquivo e eliminação
Não conserve indefinidamente toda a investigação para o caso de vir a ser necessária. Defina o que deve ser guardado enquanto a campanha está ativa, que documentação deve ser arquivada no encerramento do serviço e que cópias devem ser eliminadas. O período e o método dependem do contrato, das necessidades justificadas da agência e das obrigações legais aplicáveis; não existe uma duração universal adequada a todos os casos. Ao encerrar um projeto, revogue os acessos que já não sejam necessários, identifique as versões que devem ser conservadas e elimine as cópias temporárias de acordo com o procedimento acordado. Verifique também as exportações, as pastas de transferências e os espaços partilhados. Se existir uma obrigação de conservação ou um incidente em aberto, documente a exceção e limite o acesso enquanto esta se mantiver.
- Designe um responsável e um momento de revisão para cada projeto.
- Distinga os documentos que devem ser conservados dos rascunhos e duplicados dispensáveis.
- Registe as exceções à eliminação e o motivo para manter a informação.
- Não confunda arquivar com deixar o ficheiro acessível a toda a organização.
Lista de verificação para cada projeto
Antes de começar a investigação e sempre que mudarem a equipa, o âmbito ou o destino de uma exportação, reveja estes pontos. A lista não substitui o contrato nem uma avaliação jurídica quando esta for necessária; serve para tornar visível o perímetro operacional e deixar claras as decisões.
- Está definido que informação é pública, confidencial, restrita ou derivada?
- Os critérios de prospeção e as decisões estão separados dos dados de referência?
- Cada pessoa tem apenas as permissões necessárias para a tarefa atual?
- Os documentos, folhas de cálculo, ligações e exportações incluem apenas informação autorizada?
- A transferência identifica o responsável, o estado, a origem dos dados e as restrições de utilização?
- Existe uma regra aprovada para reutilizar oportunidades e gerir possíveis conflitos?
- Está definido o que conservar, arquivar e eliminar, e quem fará a revisão?
- As decisões e exceções importantes ficam documentadas?
Perguntas frequentes
Uma lista de domínios encontrados em fontes públicas é confidencial?+
Não necessariamente cada dado individual, mas a seleção, a ordem, os filtros, as notas e a relação com a estratégia de um cliente podem ser confidenciais. Verifique o contrato e as regras de utilização da agência antes de partilhar a lista.
Uma agência pode reutilizar para outro cliente uma oportunidade de link building?+
Depende dos compromissos contratuais, da exclusividade, dos possíveis conflitos e do trabalho específico realizado para o primeiro cliente. Uma prática prudente é voltar a verificar a informação pública e não transferir o briefing, as negociações nem as notas confidenciais.
Como deve ser protegida a exportação de uma folha de prospeção?+
Limite o conteúdo ao necessário, verifique os destinatários e as permissões, elimine colunas ou separadores sem relação com o trabalho e evite cópias sem controlo. Se incluir dados pessoais, aplique também as obrigações de proteção de dados correspondentes.
O que deve dizer o protocolo sobre ligações pagas?+
Deve indicar como são revistas e documentadas as colaborações pagas e como a sua natureza é comunicada às partes envolvidas. O Google recomenda qualificar devidamente as ligações pagas; conforme o caso, podem aplicar-se atributos como sponsored ou nofollow. Uma colaboração paga não deve ser apresentada como garantia de posicionamento.
Fontes e referências
- Google Search Essentials — Google Search Central
- Spam policies for Google web search — Google Search Central
- Qualify outbound links — Google Search Central