Cada cliente, su perímetro: protocolo de confidencialidad para investigar linkbuilding
Un método práctico para clasificar la información de cada campaña de linkbuilding, limitar accesos, controlar exportaciones y decidir qué investigación puede reutilizarse.
Por qué la investigación de linkbuilding puede ser confidencial
Una lista de posibles medios o dominios no siempre es solo una colección de datos públicos. El conjunto, los filtros aplicados y las decisiones tomadas pueden revelar la estrategia de un cliente: qué mercados quiere priorizar, qué competidores vigila, qué presupuesto maneja o qué temas considera prioritarios. También pueden aparecer información comercial no publicada y datos personales de contactos editoriales. Por eso, la confidencialidad de datos de clientes en agencias SEO no consiste únicamente en ocultar documentos. Consiste en impedir que la información se vea, se copie o se reutilice fuera del propósito y del equipo autorizados. Una ficha aislada puede parecer inocua; una investigación completa puede describir con bastante precisión el plan de una campaña.
- La sensibilidad depende tanto del contenido como del contexto y de las relaciones entre los datos.
- Que un dominio o una dirección de contacto sea público no convierte automáticamente en pública la estrategia asociada.
- La confidencialidad, la protección de datos personales y la seguridad de la información están relacionadas, pero no son conceptos idénticos.
Clasifica el brief, los prospectos y las decisiones
Antes de iniciar la prospección, acuerda qué información se manejará y cómo se tratará. La clasificación debe ser sencilla para que el equipo la aplique, pero lo bastante precisa como para distinguir una referencia pública de una decisión estratégica o un dato personal. No hace falta etiquetar cada celda si el proyecto y sus documentos ya tienen una clasificación clara.
- Pública o de referencia: información publicada que puede consultarse sin credenciales, como el contenido visible de un sitio. Sigue siendo necesario comprobar las condiciones de uso y el contexto antes de copiarla o redistribuirla.
- Confidencial del cliente: brief, objetivos, mercados prioritarios, competidores seleccionados, presupuesto, criterios de inclusión o exclusión, calendario y decisiones sobre oportunidades.
- Restringida: credenciales, datos personales de contactos, condiciones comerciales no públicas y documentos cuya divulgación pueda causar un perjuicio concreto. Limita especialmente quién puede acceder y durante cuánto tiempo.
- Derivada: puntuaciones, notas, listas filtradas y conclusiones creadas durante la investigación. Aunque se basen en fuentes públicas, pueden revelar el criterio o la estrategia del cliente.
Asigna permisos según la tarea, no por comodidad
El acceso debe corresponder al trabajo que cada persona necesita realizar. Quien investiga oportunidades puede necesitar consultar criterios y registrar candidatos, pero no necesariamente revisar el presupuesto completo o acceder a todos los proyectos de la agencia. Quien aprueba una propuesta puede necesitar ver la selección final y su justificación, no todos los datos de contacto recopilados. Define responsables para aprobar accesos, validar decisiones y resolver incidencias. Revisa los permisos cuando cambien las funciones de una persona, termine su participación o concluya la relación con el cliente. Si trabajas con colaboradores externos, confirma qué información necesitan, cómo la recibirán y qué obligaciones de confidencialidad se aplican.
- Concede el acceso mínimo necesario y evita espacios compartidos entre clientes por defecto.
- Separa las funciones de investigación, revisión y aprobación cuando el tamaño del equipo lo permita.
- Usa cuentas individuales y deja constancia de quién autoriza cambios de permisos.
- Comprueba también el acceso heredado mediante carpetas, enlaces compartidos y grupos de usuarios.
Protege hojas, documentos, exportaciones y traspasos
Una carpeta privada puede perder su protección en cuanto alguien descarga una hoja, duplica una pestaña o comparte un enlace sin revisar sus permisos. Trata cada copia y exportación como parte del mismo perímetro de confidencialidad. Antes de enviar un archivo, verifica el destinatario, el acceso concedido, las pestañas incluidas y la presencia de comentarios, filtros o columnas ocultas que no deberían salir del equipo. En los traspasos, transmite solo lo necesario para que la siguiente persona continúe el trabajo. Aclara qué información es específica del cliente, qué decisiones siguen pendientes y dónde debe guardarse el resultado. Evita incluir datos personales o detalles comerciales en nombres de archivo, asuntos de correo o mensajes de canales con más participantes de los necesarios.
- Guarda la investigación en espacios de trabajo con permisos adecuados y revisa los enlaces compartidos periódicamente.
- Al exportar, elimina columnas innecesarias, metadatos, comentarios y filas de otros proyectos.
- Usa una versión de trabajo identificable y evita que circulen copias locales sin control.
- En una entrega, incluye responsable, fecha, estado, origen de los datos y siguiente acción; no supongas que quien recibe conoce las restricciones.
- Si hay datos personales, aplica las medidas y obligaciones que correspondan a la relación y al uso concreto, además de las reglas internas.
Decide cuándo puede reutilizarse una oportunidad
La reutilización requiere distinguir entre una fuente pública y el trabajo específico hecho para un cliente. Que un sitio sea visible para cualquiera no autoriza a compartir el brief, la lista priorizada, las condiciones negociadas, las notas de contacto ni la razón por la que se seleccionó. Tampoco conviene dar por hecho que una oportunidad puede ofrecerse a otro cliente: pueden influir el contrato, un compromiso previo, un conflicto de intereses o la exclusividad acordada. Establece una regla antes de que aparezca el caso. Por ejemplo, considera reutilizable la información general que se pueda verificar de nuevo en fuentes públicas, pero trata como confidenciales la selección, el análisis y las condiciones específicos. Si otra campaña pudiera beneficiarse de una oportunidad, comprueba primero las obligaciones aplicables y vuelve a evaluar el encaje para ese cliente. No traslades notas ni explicaciones que revelen la estrategia del primero.
- Revisa contrato, alcance y compromisos antes de compartir o reutilizar una oportunidad.
- Distingue el dato verificable de la selección, negociación y valoración que hizo el equipo.
- Cuando proceda, realiza una nueva comprobación desde fuentes públicas y documenta por separado la decisión para el nuevo proyecto.
- Si existe duda sobre exclusividad, conflicto o confidencialidad, pide aprobación interna antes de actuar.
Fija un ciclo de conservación, archivo y eliminación
No conserves toda la investigación indefinidamente por si acaso. Define qué se guarda mientras la campaña está activa, qué documentación debe archivarse al cerrar el servicio y qué copias deben eliminarse. El periodo y el método dependen del contrato, de las necesidades justificadas de la agencia y de las obligaciones legales aplicables; no existe una duración universal adecuada para todos los casos. Al cerrar un proyecto, revoca accesos que ya no sean necesarios, identifica las versiones que deben conservarse y elimina las copias temporales conforme al procedimiento acordado. Comprueba también exportaciones, carpetas de descarga y espacios compartidos. Si hay una obligación de conservación o una incidencia abierta, documenta la excepción y limita el acceso mientras siga vigente.
- Asigna un responsable y un momento de revisión para cada proyecto.
- Distingue los documentos que deben conservarse de los borradores y duplicados prescindibles.
- Registra las excepciones a la eliminación y la razón para mantener la información.
- No confundas archivar con dejar el archivo accesible para toda la organización.
Lista de comprobación para cada proyecto
Antes de empezar la investigación y cada vez que cambie el equipo, el alcance o el destino de una exportación, revisa estos puntos. La lista no sustituye el contrato ni una evaluación legal cuando sea necesaria; sirve para hacer visible el perímetro operativo y dejar claras las decisiones.
- ¿Está definido qué información es pública, confidencial, restringida o derivada?
- ¿Los criterios de prospección y las decisiones quedan separados de los datos de referencia?
- ¿Cada persona tiene solo los permisos necesarios para su tarea actual?
- ¿Los documentos, hojas, enlaces y exportaciones incluyen únicamente información autorizada?
- ¿El traspaso identifica responsable, estado, origen de los datos y restricciones de uso?
- ¿Existe una regla aprobada para reutilizar oportunidades y gestionar posibles conflictos?
- ¿Se ha fijado qué conservar, qué archivar, qué eliminar y quién lo revisará?
- ¿Las decisiones y excepciones importantes quedan documentadas?
Preguntas frecuentes
¿Una lista de dominios encontrados en fuentes públicas es confidencial?+
No necesariamente lo es cada dato individual, pero la selección, el orden, los filtros, las notas y su relación con la estrategia de un cliente pueden ser confidenciales. Comprueba el contrato y las reglas de uso de la agencia antes de compartir la lista.
¿Puede una agencia reutilizar para otro cliente una oportunidad de linkbuilding?+
Depende de los compromisos contractuales, la exclusividad, los posibles conflictos y el trabajo específico realizado para el primer cliente. Una práctica prudente es verificar de nuevo la información pública y no trasladar el brief, las negociaciones ni las notas confidenciales.
¿Cómo debe protegerse una exportación de una hoja de prospección?+
Limita el contenido a lo necesario, comprueba destinatarios y permisos, elimina columnas o pestañas ajenas y evita copias sin control. Si contiene datos personales, aplica también las obligaciones de protección de datos que correspondan.
¿Qué debe decir el protocolo sobre enlaces pagados?+
Debe indicar cómo se revisan y documentan las colaboraciones pagadas y cómo se comunica su naturaleza a las partes implicadas. Google recomienda calificar adecuadamente los enlaces pagados; según el caso, pueden corresponder atributos como sponsored o nofollow. No debe presentarse una colaboración pagada como una garantía de posicionamiento.
Fuentes y referencias
- Google Search Essentials — Google Search Central
- Spam policies for Google web search — Google Search Central
- Qualify outbound links — Google Search Central