A ogni cliente il proprio perimetro: protocollo di riservatezza per la ricerca di link building
Un metodo pratico per classificare le informazioni di ogni campagna di link building, limitare gli accessi, controllare le esportazioni e decidere quali ricerche possono essere riutilizzate.
Perché la ricerca di link building può essere riservata
Un elenco di potenziali testate o siti non è sempre soltanto una raccolta di dati pubblici. L’insieme, i filtri applicati e le decisioni prese possono rivelare la strategia di un cliente: quali mercati vuole privilegiare, quali concorrenti monitora, quale budget gestisce o quali temi considera prioritari. Possono inoltre emergere informazioni commerciali non pubblicate e dati personali dei contatti editoriali. Per questo, la riservatezza dei dati dei clienti nelle agenzie SEO non consiste soltanto nel nascondere documenti. Significa impedire che le informazioni vengano consultate, copiate o riutilizzate al di fuori dello scopo e del team autorizzati. Una singola scheda può sembrare innocua; una ricerca completa può descrivere con notevole precisione il piano di una campagna.
- La sensibilità dipende tanto dal contenuto quanto dal contesto e dalle relazioni tra i dati.
- Il fatto che un sito o un recapito siano pubblici non rende automaticamente pubblica anche la strategia a essi associata.
- Riservatezza, protezione dei dati personali e sicurezza delle informazioni sono concetti correlati, ma non identici.
Classifica il brief, i potenziali siti e le decisioni
Prima di iniziare la prospezione, concorda quali informazioni verranno gestite e come dovranno essere trattate. La classificazione deve essere semplice da applicare per il team, ma abbastanza precisa da distinguere un riferimento pubblico da una decisione strategica o da un dato personale. Non è necessario etichettare ogni cella se il progetto e i relativi documenti hanno già una classificazione chiara.
- Pubbliche o di riferimento: informazioni pubblicate e consultabili senza credenziali, come i contenuti visibili di un sito. Prima di copiarle o ridistribuirle, è comunque necessario verificarne le condizioni d’uso e il contesto.
- Riservate del cliente: brief, obiettivi, mercati prioritari, concorrenti selezionati, budget, criteri di inclusione o esclusione, calendario e decisioni sulle opportunità.
- Ad accesso limitato: credenziali, dati personali dei contatti, condizioni commerciali non pubbliche e documenti la cui divulgazione potrebbe causare un danno concreto. Limita con particolare attenzione chi può accedervi e per quanto tempo.
- Derivate: punteggi, note, elenchi filtrati e conclusioni prodotte durante la ricerca. Anche se basate su fonti pubbliche, possono rivelare i criteri o la strategia del cliente.
Assegna le autorizzazioni in base al compito, non alla comodità
L’accesso deve corrispondere al lavoro che ogni persona deve svolgere. Chi ricerca opportunità può aver bisogno di consultare i criteri e registrare i potenziali siti, ma non necessariamente di esaminare l’intero budget né di accedere a tutti i progetti dell’agenzia. Chi approva una proposta può aver bisogno di vedere la selezione finale e le relative motivazioni, non tutti i dati di contatto raccolti. Definisci chi è responsabile di approvare gli accessi, convalidare le decisioni e gestire gli incidenti. Rivedi le autorizzazioni quando cambiano le mansioni di una persona, termina la sua partecipazione o si conclude il rapporto con il cliente. Se lavori con collaboratori esterni, verifica quali informazioni siano necessarie, come verranno fornite e quali obblighi di riservatezza si applicano.
- Concedi l’accesso minimo necessario ed evita, come impostazione predefinita, spazi condivisi tra clienti.
- Se le dimensioni del team lo consentono, separa le funzioni di ricerca, revisione e approvazione.
- Usa account individuali e registra chi autorizza le modifiche alle autorizzazioni.
- Controlla anche gli accessi ereditati tramite cartelle, link condivisi e gruppi di utenti.
Proteggi fogli di calcolo, documenti, esportazioni e passaggi di consegne
Una cartella privata può perdere la propria protezione non appena qualcuno scarica un foglio di calcolo, duplica una scheda o condivide un link senza verificarne le autorizzazioni. Considera ogni copia ed esportazione parte dello stesso perimetro di riservatezza. Prima di inviare un file, verifica il destinatario, l’accesso concesso, le schede incluse e l’eventuale presenza di commenti, filtri o colonne nascoste che non dovrebbero uscire dal team. Nei passaggi di consegne, trasmetti solo ciò che serve alla persona successiva per proseguire il lavoro. Chiarisci quali informazioni sono specifiche del cliente, quali decisioni sono ancora in sospeso e dove va salvato il risultato. Evita di includere dati personali o dettagli commerciali nei nomi dei file, negli oggetti delle email o nei messaggi inviati su canali con più partecipanti del necessario.
- Salva la ricerca in spazi di lavoro con autorizzazioni adeguate e rivedi periodicamente i link condivisi.
- Prima di esportare, elimina colonne non necessarie, metadati, commenti e righe appartenenti ad altri progetti.
- Usa una versione di lavoro identificabile ed evita che circolino copie locali non controllate.
- In una consegna, indica responsabile, data, stato, origine dei dati e azione successiva; non dare per scontato che chi riceve conosca le restrizioni.
- Se sono presenti dati personali, applica le misure e gli obblighi pertinenti al rapporto e all’uso specifico, oltre alle regole interne.
Decidi quando un’opportunità può essere riutilizzata
Per il riutilizzo è necessario distinguere una fonte pubblica dal lavoro specifico svolto per un cliente. Il fatto che un sito sia visibile a chiunque non autorizza a condividere il brief, l’elenco prioritizzato, le condizioni negoziate, le note sui contatti né il motivo per cui è stato selezionato. Non è nemmeno opportuno dare per scontato che un’opportunità possa essere proposta a un altro cliente: possono incidere il contratto, un impegno precedente, un conflitto di interessi o un’esclusiva concordata. Stabilisci una regola prima che si presenti il caso. Per esempio, considera riutilizzabili le informazioni generali che possono essere verificate nuovamente tramite fonti pubbliche, ma tratta come riservate la selezione, l’analisi e le condizioni specifiche del cliente. Se un’altra campagna può trarre vantaggio da un’opportunità, verifica prima gli obblighi applicabili e valuta nuovamente se è adatta a quel cliente. Non trasferire note o spiegazioni che rivelino la strategia del primo cliente.
- Prima di condividere o riutilizzare un’opportunità, verifica il contratto, l’ambito dell’incarico e gli impegni assunti.
- Distingui il dato verificabile dalla selezione, dalla negoziazione e dalla valutazione svolte dal team.
- Quando opportuno, effettua una nuova verifica tramite fonti pubbliche e documenta separatamente la decisione relativa al nuovo progetto.
- Se hai dubbi su esclusiva, conflitto o riservatezza, chiedi un’approvazione interna prima di procedere.
Definisci un ciclo di conservazione, archiviazione ed eliminazione
Non conservare tutta la ricerca a tempo indeterminato, solo per ogni eventualità. Definisci cosa mantenere mentre la campagna è attiva, quale documentazione archiviare alla fine del servizio e quali copie eliminare. Durata e modalità dipendono dal contratto, dalle esigenze giustificate dell’agenzia e dagli obblighi di legge applicabili; non esiste una durata universalmente adatta a tutti i casi. Alla chiusura di un progetto, revoca gli accessi non più necessari, individua le versioni da conservare ed elimina le copie temporanee secondo la procedura concordata. Controlla anche le esportazioni, le cartelle di download e gli spazi condivisi. Se esiste un obbligo di conservazione o un incidente ancora aperto, documenta l’eccezione e limita l’accesso per tutto il tempo in cui resta valida.
- Assegna a ogni progetto un responsabile e una data per la revisione.
- Distingui i documenti da conservare dalle bozze e dai duplicati non necessari.
- Registra le eccezioni all’eliminazione e il motivo per cui le informazioni vengono mantenute.
- Non confondere l’archiviazione con il lasciare il file accessibile a tutta l’organizzazione.
Lista di controllo per ogni progetto
Prima di iniziare la ricerca e ogni volta che cambiano il team, l’ambito o la destinazione di un’esportazione, verifica questi punti. La lista non sostituisce il contratto né una valutazione legale, quando necessaria; serve a rendere visibile il perimetro operativo e a chiarire le decisioni.
- È definito quali informazioni siano pubbliche, riservate, ad accesso limitato o derivate?
- I criteri di prospezione e le decisioni sono separati dai dati di riferimento?
- Ogni persona ha soltanto le autorizzazioni necessarie per il compito che svolge attualmente?
- Documenti, fogli di calcolo, link ed esportazioni includono esclusivamente informazioni autorizzate?
- Il passaggio di consegne indica responsabile, stato, origine dei dati e restrizioni d’uso?
- Esiste una regola approvata per riutilizzare le opportunità e gestire eventuali conflitti?
- È stato stabilito cosa conservare, cosa archiviare, cosa eliminare e chi effettuerà la revisione?
- Le decisioni e le eccezioni importanti vengono documentate?
Domande frequenti
Un elenco di siti trovati tramite fonti pubbliche è riservato?+
Non necessariamente lo è ogni singolo dato, ma la selezione, l’ordine, i filtri, le note e il loro legame con la strategia di un cliente possono essere riservati. Prima di condividere l’elenco, verifica il contratto e le regole d’uso dell’agenzia.
Un’agenzia può riutilizzare per un altro cliente un’opportunità di link building?+
Dipende dagli impegni contrattuali, dall’esclusiva, dagli eventuali conflitti e dal lavoro specifico svolto per il primo cliente. Una prassi prudente consiste nel verificare nuovamente le informazioni pubbliche e nel non trasferire brief, negoziazioni o note riservate.
Come va protetta l’esportazione di un foglio di prospezione?+
Limita i contenuti a quelli necessari, verifica destinatari e autorizzazioni, elimina colonne o schede non pertinenti ed evita copie non controllate. Se sono presenti dati personali, applica anche gli obblighi di protezione dei dati pertinenti.
Cosa deve specificare il protocollo sui link a pagamento?+
Deve indicare come vengono verificate e documentate le collaborazioni a pagamento e come se ne comunica la natura alle parti coinvolte. Google raccomanda di qualificare in modo adeguato i link a pagamento; a seconda dei casi, possono essere pertinenti attributi come sponsored o nofollow. Una collaborazione a pagamento non deve essere presentata come una garanzia di posizionamento.
Fonti e riferimenti
- Google Search Essentials — Google Search Central
- Spam policies for Google web search — Google Search Central
- Qualify outbound links — Google Search Central